Agenda do consultório
Como diminuir faltas de pacientes no consultório?
Resposta rápida
Mande um lembrete na véspera que peça uma resposta curta, como 1 para confirmar e 2 para remarcar, ofereça dois horários novos na mesma conversa para quem não pode ir e passe a vaga para quem está esperando. Quem falta costuma ter esquecido ou ficado sem jeito de desmarcar, e essas três medidas atacam as duas coisas.
Esta página é o plano inteiro, do cálculo do prejuízo até o que fazer no dia seguinte à falta. Os textos prontos para copiar estão em duas páginas próprias: mensagem de confirmação de consulta e lembrete de consulta na véspera.
Grátis para a sua clínica
Sua clínica pode ter uma página de agendamento grátis. Você escolhe o nome do link e fica com um endereço como certu.com.br/agendar/clinica-sorriso. O paciente abre, vê os horários livres e marca sozinho, sem entrar em conta nenhuma. Sem limite de marcações e sem comissão. Veja como criar a sua.
Quanto custa uma falta no seu consultório?
Faça a conta com os números da sua agenda, não com estatística de outro lugar. São três números que você já tem:
| O que medir | Onde achar | Para que serve |
|---|---|---|
| Faltas sem aviso no último mês | Agenda ou sistema da clínica | É o tamanho do problema |
| Valor médio de uma consulta | Tabela de preços ou financeiro | Multiplicado pelas faltas, dá o dinheiro que não entrou |
| Pacientes esperando vaga | Lista de espera, ou pedidos de encaixe no WhatsApp | Mostra quantas faltas podiam ter virado consulta |
No celular, arraste a tabela para o lado.
Faltas no mês vezes o valor da consulta é o dinheiro que deixou de entrar. E o custo da sala, da recepção e do profissional parado continua o mesmo, com ou sem paciente.
Por que o paciente falta?
Cada causa tem um remédio diferente. Tratar todas com o mesmo lembrete é o erro mais comum.
| Causa | O que resolve |
|---|---|
| Esqueceu, porque marcou há semanas | Lembrete na véspera, com dia da semana e hora |
| Não conseguiu desmarcar: o telefone só atende em horário comercial | Deixar remarcar e desmarcar pelo WhatsApp, a qualquer hora |
| Ficou sem jeito de avisar | Um lembrete que já oferece a saída: "2 para remarcar" |
| O horário deixou de servir | Oferecer dois horários novos na mesma conversa |
| Não entendeu onde era ou o que levar | Mensagem de confirmação com endereço, referência e o que trazer |
No celular, arraste a tabela para o lado.
Quando mandar o lembrete?
Mande na véspera. É cedo o bastante para o paciente se reorganizar e para a clínica oferecer a vaga a outra pessoa. Um segundo aviso perto da hora ajuda quem esquece no próprio dia.
Em Certu, o lembrete sai sozinho 24 horas e 1 hora antes da consulta, e você pode escolher até 3 horários. O aviso sai perto do horário escolhido, não no minuto exato, e pode chegar um pouco depois. Por isso a própria tela recomenda: prefira 1 dia antes.
Duas regras que evitam lembrete errado: o lembrete de Certu só sai para consulta confirmada, e numa clínica ligada ao Feegow ele pergunta ao Feegow antes de sair. Se a clínica tirou a consulta do Feegow, o lembrete não vai.
O que escrever no lembrete?
- O nome do paciente e o dia da semana junto da data: "quinta, 25/09", e não só "25/09".
- A hora e o nome do profissional.
- O endereço, com um ponto de referência.
- Uma pergunta com resposta de uma palavra: 1 para confirmar, 2 para remarcar.
- Nada sobre o motivo da consulta. O lembrete pode aparecer na tela do celular, e informação de saúde é sensível pela lei de proteção de dados.
Os sete modelos completos estão em lembrete de consulta na véspera.
O que fazer quando o paciente diz que não vai?
Ofereça dois horários na mesma resposta, em vez de perguntar "qual dia fica melhor?". A pergunta aberta devolve o trabalho para o paciente, e ele some.
Depois, passe a vaga adiante na hora: quem pediu encaixe ou está na lista de espera recebe a oferta enquanto ainda dá tempo de vir.
Com a agenda de Certu, a IA remarca na conversa e libera o horário antigo. Numa clínica ligada ao Feegow, a IA não mexe no Feegow sozinha: ela avisa a equipe, que ajusta a agenda e responde o paciente.
E quando o paciente falta sem avisar?
Escreva no dia seguinte, sem bronca. Pergunte se está tudo bem e ofereça dois horários. Quem faltou já está sem graça, e cobrança fecha a porta de vez.
Cobrar taxa de falta é decisão da clínica. Se cobrar, escreva a regra na confirmação, no dia em que o paciente marca, e não depois da falta.
O que dá para automatizar e o que continua com a equipe?
| Tarefa | A IA faz sozinha | Fica com a equipe |
|---|---|---|
| Confirmação na hora de marcar | Sim, na mesma conversa | Revisar o texto uma vez |
| Lembrete antes da consulta | Sim, até 3 horários por consulta | Escolher os horários |
| Remarcar quem não pode ir | Sim, na agenda de Certu | No Feegow, ajustar a agenda quando a IA avisar |
| Mensagem depois da falta | Pode ser automática | Decidir o tom e se há taxa |
| Paciente que falta sempre | Não decide nada | Conversar e decidir |
No celular, arraste a tabela para o lado.
Perguntas frequentes
Lembrete por WhatsApp é melhor que ligação?
Tem duas vantagens práticas: o paciente responde quando pode, sem precisar atender na hora, e a resposta fica escrita. Ligação ainda serve para quem não usa WhatsApp.
Quanto tempo antes mandar o lembrete?
Na véspera, e se quiser, um segundo perto da hora. Em Certu o padrão é 24 horas e 1 hora antes, e você pode escolher até 3 horários por consulta.
Se o paciente responder que não vai, a IA desmarca sozinha?
Na agenda de Certu, sim: ela remarca ou desmarca e libera o horário. Numa clínica ligada ao Feegow, ela avisa a equipe, que faz o ajuste no Feegow.
Posso mudar o texto do lembrete?
Pode. O texto fica nas preferências do atendente, junto com os horários de envio, e aceita o nome do paciente, a data e a hora preenchidos sozinhos.
O lembrete pode citar o motivo da consulta?
É melhor não. A mensagem aparece na tela do celular e pode ser lida por outra pessoa. Dia, hora, profissional e endereço bastam.
Quer que a IA faça isso no seu WhatsApp?
Certu é um software de automação com IA para pequenas e médias empresas brasileiras. A IA atende no WhatsApp da clínica, marca na agenda e registra cada conversa. O plano Start custa R$ 349 por mês, sem fidelidade. Teste com 50 mensagens grátis, sem cartão. Você só paga quando escolher um plano.
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